費用計上時期の操作という不正があります。
多くの場合、本来は今期に計上しなければならない費用を、不正に次の期に繰り下げ計上して、今期の利益を実態より良く見せるということです。
ただ、その逆のパターンもあって、今回はそんなケースです。
込み入った内容なので、少し長くなりますが、最後までお付き合い頂ければと思います。
２人の主役
舞台は本社の宣伝部門で、主な登場人物は４０代の女性課長Ｆさんと、３０代男性部下のＧさんの２名です。
この２人は、数年にまたがる宣伝キャンペーンを担当し、広告代理店の協力を得ながら、ＣＭ制作やその広告出稿の仕事にあたっていました。
プロジェクトの予算規模は、概算ですが、ＣＭの製作費中心の初年度は１億円、ＣＭ放送が始まる２年目は３億円、と、２年目までの合計４億円について、社内承認を得ていました。
問題があったのは１年目の期末時期です。
プロジェクトの進行が遅れ、このままだと予算のうち３千万円ほどを年内に使い切れないという状況になったそうなのです。こうした場合、担当社員にとって２つの問題が生じます。
ひとつは、当年度の会社の利益の着地予想を狂わせてしまうことで、本人たちだけでなく、所属部門全体が責任を問われること。
もうひとつは、翌年は翌年で、今年とは独立した費用計画となっていることから、余った３千万円をそのまま翌年使うということはできないということ、です。
つまり２年間の合計で４億円使える予定だったのが、３億７千万円しか使えないことになります。
その為、こうした年度を跨ぐプロジェクトでは進度管理が厳しく求められるのですが、Ｆ課長、Ｇさんは、この点で甘かったということでしょう。
こうしたことは他にもなくはないのですが、通常は、当年の見込が狂ったことに対して始末書を書き、次年度の費用については予定通り使わせてくれるように特別申請を提出します。
しかし、Ｆ課長とＧさんは非常手段を選びます。
広告代理店にお願いして、期末最終月の請求書の金額を、本来の２千万円から５千万円に水増ししてもらい、差額の３千万円は翌年分の請求から差し引いてもらうこととしたのです。
これは、２年間の通算での支払い金額は同じでも、単年度では、費用の不正計上に当ります。
自首した部下と、共謀を認めない上司
この件が明るみに出たのは、Ｇさん本人からの内部通報、つまり一種の自首によってです。
Ｇさんは、追い詰められた状況の中で過ちを犯したことを今では後悔し、通報に及んだとのことです。
Ｆ課長から、はっきりした言葉で指示された訳ではないものの、課長も当然承知の筈、というより、むしろ課長からの暗黙のプレッシャーに従った、とのことでした。
これに対し、Ｆ課長は関与を一切認めませんでした。
自分は、Ｇさんの通報後初めて事実を知った、Ｇさんが自分に黙って独断で不正を行った、との主張です。
その根拠として、自分は対面でもメールでも、この件について、当該の広告代理店と一切やり取りをしていないというのです。
そして、このことは、広告代理店の担当の方からも確認が取れ、また、Ｇさんが提出した代理店とのメール記録からも間違いないことがわかりました。
また、Ｇさんは、この件についてのＦ課長とのやり取りを全て口頭で行っていたとのことで、Ｆ課長の関与を示すいかなる物証も出すことができませんでした。
しかし、３千万円というまとまった金額が期末に余りそうなとき、担当の課長がそれを知らないということは、私の会社では極めて考えにくいのです。
Ｆ課長は、この点について、“自分は他にも多くの業務を抱えており、このプロジェクトについては、Ｇさんに進捗管理と費用管理を委ねていた、費用の状況については週に一回メールでＧさんから報告をもらっていたが、数字上、計画通りに進捗しており、特に問題ないと思っていた”、と、あたかもＧさんに騙されていたかのような主張です。
ところがＧさんに言わせると、メールは他のプロジェクトメンバーも見る為、計画通りの数字を記載していたが、Ｆ課長には別途口頭で実態を報告していたとのこと。
ここでも、Ｆ課長とＧさんの言い分は食い違うのですが、いずれにしてもメールという形として残っているものだけを見ると、Ｆ課長の方が、分がいいのです。
私は、直感的にはＦ課長が虚偽を申し立てている可能性が高いと感じましたが、証拠がないことにはどうにもなりません。
見つかった物的証拠
そこで、Ｇさんに、改めてこのプロジェクトに関する全ての資料を提供するよう頼みました。
今までもらっていた資料は、この件に直接的な関連があるとＧさんが判断したものだけだった為です。
Ｇさんにとってはかなりの手間だったと思います。
ですが、責任逃れをするＦ課長への憤りと、自分だけに罪をかぶされたくないとの思いから、依頼した翌日の朝にはメールで全てを送ってきてくれました。
相当な分量がありました。
プロジェクト開始当初からの社内提案、広告代理店からのプレゼン資料、プロジェクトメンバーの打合せ資料、予算報告書、費用処理データ、加えて、Ｆ課長が宛先に入っているメール全て、です。
特にメールは、該当するものを抽出して、ひとつずつファイル化するのは相当な手間だったと思います。
この膨大な資料をひたすら読み続けました。
すべてに目を通し終え、更に二巡目にかかってしばらくたったとき、あるものが目に止まりました。
問題の費用処理は期末月のもので、金額を水増しした５千万円の請求がされています。
ただその１カ月ほど前に２千万円の費用処理が一回なされており、かつ、そのデータがシステム上で取り消されていたのです。
会計システムにはたまに取り消しデータがあります。
多くは、単純な入力ミスが理由である為、通常、監査でもあまり注意を払いません。
ですが、この取り消しデータは、件（くだん）の広告代理店との取引だったこともあり、添付ファイルを含め見直してみました。
そして、添付されていた請求明細と、手元にあった５千万円の請求明細を見比べたとき、突破口が開けたと思いました。
２つの請求明細は、明細行の文字部分が全く同じだったのです。
手抜きの請求明細
この時の私の推理は次の通りです。
Ｇさんは、締めの１カ月前に広告代理店から、一旦、実態にあった請求書をもらいます。
そして費用処理を行うものの、その後、不正を行うことを決意し、この処理を取り消すとともに、広告代理店に対し金額を水増しした請求書の再発行を依頼します。
このとき、代理店は、本当なら明細もゼロから作り直すべきだったのですが、手を抜いたのか、以前の明細行の文字部分をそのままに、各行の金額だけを２．５倍に書き換えたものを提出します。
この推測をＧさんに電話で確認したところ、すぐに状況を思い出し、そのとおりだと回答してくれました。
２千万円で発注していた仕事が、事情によって５千万円に値上がりすることが皆無とは言えません。
ですが、明細行は、撮影スタジオの賃貸料や照明費用、モデルの契約費、その他雑費、等、ＣＭ制作費用の具体的な内訳が記載されており、その全てが一律に２．５倍に値上がりするのはおかしな話です。
一方、２千万円の処理は最終的には取り消されていましたが、Ｆ課長はシステム上で一旦この処理を承認しています。
その際に、上司として請求明細については精査した筈です。
もし本当に不正のことを何も知らなかったとすると、１カ月後に突如として明細行の全てが２．５倍になった請求を何故そのまま承認したのか？
２人の処分結果
Ｆ課長のヒアリングでは、この２つの請求明細について、納得のいく説明はありませんでした。
不正は知らなかったという主張は最後まで変わらなかった為、会社は、不正の共謀については処分できませんでした。
しかし、“部下の業務管理における重大な懈怠（けたい）”という名目で降格処分が下されました。
Ｇさんも、自首したことが酌量はされたものの、降格されました。
処分の重さを決めるのは人事部で、彼らは顧問弁護士の助言を得た上で、訴訟リスクも勘案した決定をおこないます。
ですので、仕方ないとは思うものの、自首した人と、最後まで責任逃れをした人、この２人の処分が同じだったことには正直もやもやが残りました。
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